1. Quy định Thông tư 78 về xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Tại Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021 hướng dẫn kế toán cách xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
d) Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo);
đ) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”
2. Hướng dẫn xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử xuất sai số tiền
Xử lý hóa đơn viết sai có mã và không có mã Cơ quan Thuế.
Căn cứ những quy định trên, E-invoice xin hướng dẫn các kế toán tham khảo cách xử lý cụ thể cho tình trạng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan Thuế xuất sai số tiền,
2.1. Hóa đơn điện tử đã cấp mã cơ quan Thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị xuất sai số tiền
Bước 1: Thông báo với cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan Thuế cấp mã hóa đơn mới , thay thế hóa đơn đã lập gửi người mua.
2.2. Hóa đơn điện tử xuất sai số tiền nhưng đã gửi người mua và phát hiện xuất sai số tiền
Với trường hợp này, kế toán có thể áp dụng 2 cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót
– Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
– Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập xuất sai số tiền phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hỏi đơn Mẫu số… kỳ hiệu… số ngày tháng, năm”
Lưu ý: Riêng với nội dung về giá trị trên hóa đơn xuất sai số tiền: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) theo thực tế điều chỉnh
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử có xuất sai số tiền (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót – thực hiện theo cách 1)
– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn thay thế.
– Hóa đơn điện tử mới thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
– Sau đó người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử xuất sai số tiền gửi cơ quan Thuế để cấp mã mới và gửi cho người mua.
